Order Letter (Surat
Pemesanan)
Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli
kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta
melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan
adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga,
syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli.
Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran
kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa
berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta
penawaran dari penjual.
Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan
formal yang menuntut prosedur resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan
besar sebagai penjual, misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan
penawaran melalui telepon. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap
awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran
calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang
akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin
pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai
puncak proses jual beli.
Ingatlah bahwa semua informasi yang relevan harus diberikan
dalam order letter. Ini adalah seperti bisnis yang lebih dan tentu saja
membantu untuk mencegah kesalahan membaca untuk menyusun table barang yang
dibutuhkan. Sebagai panduan untuk menyusun sebuah order letter anda harus
memenuhi:
Reference to a source of information (referensi untuk sumber
informasi)
List of produk to be ordered (daftar produk untuk di pesan)
Quantity, quality, price, catalogue number (if any)
(kuantitas, kualitas, harga, nomor catalog (jika ada))
Details of delivery
and payment (detail pengantaran dan pembayaran)
An order number (nomor pesanan)
Order letter digunakan untuk memesan barang sesuai dengan
jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan baik dengan menggunakan formulir perintah
resmi atau tidak. Ada dua cara dalam membuat order letter, yaitu:
a. Order without using official order form (pemesanan tanpa
formulir pemesanan resmi)
b. Order by using official order form (pemesanan dengan
formulir pemesanan resmi)
Pemesanan tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi dapat
dilakukan dengan hanya menulis surat dengan semua rincian pesanan dengan
langsung memasukkan ke dalam surat itu. Dengan demikian, surat ini berfungsi
sebagai surat pemesanan, sehingga konten harus jelas, singkat dan langsung ke
tujuan.
Sementara di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan
dengan menggunakan formulir pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat
pesanan, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering
disebut pesanan pembelian (PO) biasanya terdiri dari:
No. (number) (nomor)
Unit price (harga peruntit)
Description/ items (barang)
Amount (Jumlah)
Quantity (jumlah banyak
Delivery date (tanggal pengiriman)
Type (jenis)
Terms of payment (cara pembayaran)
Contoh Surat Order Letter
Inquiry Letter (Surat
Permintaan)
Definisi:
Sebuah surat permintaan, juga dikenal sebagai surat calon atau surat yang
menarik, akan dikirim ke perusahaan-perusahaan.
Surat
permintaan adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta
informasi tentang produk yang ditawarkan. Dengan adanya penawaran dari penjual
nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, serta jual beli, dan keterangan
tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon
pembeli menulis surat permintaan kepada penjual. Bila calon pembeli telah
mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya,
tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual. Surat permintaan
penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi
secara tertulis. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses
terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli
bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya.
Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin diketahui pembeli,
pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai
puncak proses jual beli.
Di
dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan:
1.
nama dan jenis barang;
2.
ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas
dan lain-lain;
3.
harga satuannya.
4.
Potongan;
5.
cara pembayarannya;
6.
cara penyerahan, dan
7.
kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain
Selain
hal-hal tersebut di atas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila
barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau
brosur. Untuk barang yang memungkinkan, calon pembeli dapat juga meminta
dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.
Melalui
surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:
1.
bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2.
peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3.
harga;
4.
potongan dan
5.
cara pembayaran;
Dalam
permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga
(sesuai dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah
tercantum di dalam prospektus yang sudah disiapkan oleh perusahaan penjual
jasa.
Permintaan
penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi kepada
beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan yang
terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana
yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli.
Contoh
Inquiry Letter
Dari
contoh surat diatas,maka dapat dilihat bahwa bagian-bagian inquiry letter
adalah :
Kepala
surat (header)
Tercantum
Alamat, jika sebuah instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga
menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup
menuliskan alamat perusahaan yang dituju.
Tanggal
surat (date) ; Contoh pada surat di atas : 25 june 2009
Pembuka
(openning)
Pembuka
selalu diawali dengan salam. Dalam
opening tergantung surat formal/ non formal.
Contoh
untuk non formal : Dear Rara
Contoh
untuk formal : To Whom It May Concern
Referensi
(reference)
Paragraf
pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan yang
dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau
informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di
perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
With
reference to your advertisement (ad) in ... Atau
Regarding
your advertisement (ad) in ...
Permohonan
informasi
Setelah
menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan
informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai
berikut:
Would
you please send me ... Atau Could you please send me ...
Jika
ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan
ekspresi berikut ini:
I
would also like to know ... Atau Could
you tell me whether ...
Penutup
dan tanda tangan (signature)
Ekspresi
yang umum digunakan pada bagian penutup adalah:
Sincerely Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan
adalah: Yours faithfully
Setelah
menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang
staf pada suatu perusahaan).
